Plano de tratamento odontológico: do odontograma ao aceite do paciente

O que um plano de tratamento precisa ter:

Um plano de tratamento é a tradução do diagnóstico em procedimentos, ordem e valor. Para o paciente decidir com segurança, ele precisa responder a quatro perguntas sem que alguém tenha de explicar ao telefone:

• O que será feito: cada procedimento com o nome que o paciente entende, o dente e, quando faz sentido, as faces.
• Em que ordem: o que vem primeiro, o que depende do quê e em quantas sessões.
• Quanto custa: o valor de cada item, o total e a forma de pagamento combinada.
• O que ele está aceitando: o plano exato que viu, com data, e os termos de consentimento dos procedimentos que pedem um.

Quando falta uma dessas respostas, o orçamento esfria. Quando o valor muda depois do sim, a confiança vai junto.

Montagem por dente, face e sessão:

No Denvo, o plano é montado com os procedimentos do catálogo da clínica. Cada item pode ser ligado a um dente pela notação FDI e às faces envolvidas, tem valor próprio e pode receber o número da sessão em que será feito. O total do plano é recalculado pelo servidor a cada mudança, e não digitado à mão.

Quando o paciente acabou de passar pelo exame, o caminho mais curto começa no odontograma: o botão "Gerar plano" cria um rascunho com os procedimentos que as condições marcadas sugerem, e a profissional ajusta antes de aprovar. Veja como o odontograma digital registra cada exame.

O plano conferido contra o odontograma:

Um erro clássico de orçamento é planejar o que a boca não permite: extração de um dente que já foi extraído, canal num implante, implante onde já existe um. O Denvo confere cada item do plano contra o estado atual de cada dente, na ordem das sessões. Para isso, cada procedimento sabe o que exige: dente natural presente, espaço vazio, implante ou nada.

• Bloqueio: só o fisicamente impossível, e só quando a marca no odontograma está confirmada por uma profissional. A saída é corrigir o item ou o odontograma, nunca forçar.
• Aviso: o resto, como coroa em dente ausente que pode ser um pôntico, implante sem a extração antes, canal em dente que já tem canal tratado ou o mesmo procedimento no mesmo dente em outro plano aberto. O aviso passa com a confirmação de quem monta o plano.

A conferência acompanha a sequência do próprio plano: extração do 36 seguida de implante e de coroa sobre implante no 36 passa; extração do 36 seguida de canal no 36 é bloqueada. Paciente sem odontograma tem o plano montado normalmente, só com os avisos.

O orçamento por link, para o paciente ler antes de decidir:

Orçamento explicado na cadeira e decidido em casa precisa chegar em casa. O Denvo gera um link do orçamento que a equipe envia pelo WhatsApp, por e-mail ou copia para outro canal. O plano também sai em PDF, com a mesma marca dos outros documentos da clínica, e pode ir por e-mail ao paciente.

A página do link mostra os procedimentos, os valores e a forma de pagamento que a clínica combinou. Quando a clínica não fixou uma forma, o paciente pode escolher parcelar ali mesmo. Para decidir, ele informa o nome de quem está decidindo e aceita o consentimento de dados; só então escolhe aceitar ou recusar.

Alguns cuidados ficam invisíveis para o paciente e fazem diferença:

• O link vale 30 dias. O banco guarda só uma impressão digital do código, nunca o código em si.
• Abrir não é decidir. A prévia que o WhatsApp monta ao receber o link vê a página, mas não aceita nada: a decisão só acontece quando a pessoa responde.
• Uma resposta por link. Depois de aceito ou recusado, o mesmo link não registra outra decisão.

Se o orçamento mudar, o aceite antigo não vale:

Este é o ponto em que muitos sistemas falham. No Denvo, o link guarda a impressão digital do plano no momento em que foi enviado. Na hora do aceite, o sistema confere se o plano continua o mesmo:

• se a clínica alterou o orçamento depois de enviar o link, o aceite é recusado com o aviso para pedir o orçamento atualizado;
• se o orçamento mudou enquanto o paciente lia a página, ele é avisado para conferir os valores e responder de novo;
• se a forma de pagamento combinada ficou desatualizada porque o total mudou, a clínica precisa atualizá-la antes do aceite.

Assim, o que o paciente aceitou é exatamente o que ele viu, e a clínica não descobre a diferença na hora de cobrar.

A prova do aceite e o consentimento por procedimento:

Quando o plano é aprovado, presencialmente ou pelo link, o Denvo grava a data, o nome de quem aprovou, o endereço de rede de onde veio a decisão e um resumo criptográfico (SHA-256) do plano e dos itens naquele instante. Se alguém alterar o plano depois, o resumo deixa de bater, e a evidência original não é sobrescrita.

Para procedimentos que pedem termo de consentimento livre e esclarecido, o Denvo gera o termo vinculado ao plano e ao procedimento, a partir dos modelos da clínica, para o paciente assinar.

Do aceite ao financeiro:

Plano aprovado que não vira cobrança é receita que escapa. No Denvo, a aprovação cria a previsão de receita do plano no financeiro da clínica, com vencimento em 30 dias. Se o paciente escolheu parcelar no aceite, o carnê nasce com as parcelas; se a clínica combinou uma forma de pagamento, as contas a receber nascem com essa forma.

Se o plano for cancelado, a previsão ainda não recebida é cancelada junto. O que já foi pago não se mexe: o cancelamento só gera um aviso na auditoria para a equipe tratar.

Antes do plano, o que o paciente conta sobre a saúde chega pela ficha de anamnese. Veja a anamnese odontológica enviada por link.